Saat ini teknologi sudah berkembang dengan sangat pesat, kemajuan teknologi inilah yang dimanfaatkan manusia diberbagai bidang mulai dari bidang pangan, bidang pendidikan hingga bidang perkantoran. Kemajuan teknologi sangat membantu meringankan pekerjaan manusia sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat karena saat ini konsumen atau masyarakat membutuhkan segala sesuatu dengan cepat dan mudah sehingga semakin banyak orang yang memanfaatkan teknologi untuk memudahkan pekerjaannya.

Salah satu contoh dari kemajuan teknologi adalah terciptanya berbagai aplikasi yang bisa digunakan sesuai dengan tujuan dan manfaatnya. Sesuai dengan manfaatnya aplikasi digunakan untuk memudahkan pekerjaan manusia, contohnya dibidang perkantoran untuk bagian manajemen SDM menggunakan aplikasi OrangeHRM.

Manajemen Sumber Daya Manusia adalah salah satu fungsi organisasi yang didesain untuk mengoptimalkan kinerja SDM sesuai tujuan strategis organisasi terkait SDM. Manajemen SDM memiliki fungsi dan peran sebagai berikut :

1. Perencanaan

2. Perekrtutan

3. Pengembangan (Penilaian Kinerja)

4. Perawatan (Cuti)

5. Pemberhentian

1.2 Tujuan

Dengan melihat latar belakang dari penulisan makalah ini, maka tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Mampu menjelaskan tentang manajemen SDM dan Perannya

2. Mampu mengimplementasikan atau mempraktikan manajemen SDM menggunakan OrangeHRM

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah dari makalah Pemanfaatan OrangeHRM untuk Manajemen SDM berbasis IT adalah sebagai berikut :

1. Manajemen SDM berbasis IT menggunakan OrangeHRM

2. Makalah membahas 5 peran penting SDM IT dan contoh implementasinya

Bab II

Landasan Teori

2.1 Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses menyusun kebutuhan jabatan dan SDMnya melalui analisis pekerjaan (job analysis) yang hasilnya antara lain untuk menyusun deskripsi pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan(job specification), dan standar-standar pekerjaan (jobstandards).

Proses perencanaan dilaksanakan oleh Manajer SDM yang memiliki tugas antara lain menyusun kebutuhan SDM dan sumber daya lain terkait SDM sesuai Visi, Misi dan Tujuan di Organisasi. Sebelum membuat perencanaan Manajer SDM harus mempertimbangkan Strategi organisasi, Spesifikasi dan jumlah kebutuhan, ketersediaan SDM dipasar tenaga kerja, Kondisi perekonomian, Tren konsumsi dan pelayanan yang dibutuhkan masyarakat dan kemajuan IT.

Perencanaan memiliki beberapa bagian yaitu menyusun jenis-jenis jabatan dan formasi pegawai (pemetaan keahlian dan penempatan dalam jabatan). Berikut penjelasan setiap proses penyusunan pada bagian perencanaan :

1. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan/jabatan adalah proses menghimpun, mengolah, dan menjabarkan informasi setiap pekerjaan/jabatan yang ada dan perlu diadakan guna menjalankan tugas pokok dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aspek pentin dalam membuat analisis pekerjaan/jabatan adalah :

- Maksud dan tujuan pekerjaan yang harus dikerjakan.

- Rincian aktivitas/kegiatan, cara, dan alat yang digunakan.

- Pembagian wewenang dan tanggung jawab.

- Keterampilan, kemampun, dan sikap yang diperlukan.

- Kejelasan balas jasa (kompensasi: gaji, honor, dsb)

Analisis pekerjaan merupakan salah satu bagian yang sangat penting karena :

- Semua kegiatan memerlukan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan tertentu, serta memerlukan SDM yang memiliki persyaratan yang dibutuhkan.

- Untuk memberi dan membagi tanggung jawab.

- Untuk membuat pelatihan yang sesuai dengan uraian pekerjaan.

- Untuk memberi kompensasi yang sesuai nilai pekerjaan.

- Untuk perencanaan jalur karir dan penempatan SDM yang sesuai dengan peran, tanggung jawab, dan kebutuhan organisasi.

2.2 Perekrutan

Penarikan (rekrutmen) SDM dapat dilakukan melalui beberapa pilihan metode atau saluran, antara lain walkins(menerima pelamar dating mengisi formulir), rekomendasi karyawan, pemasangan iklan, agen penempatan kerja, lembaga pendidikan, organisasi karyawan, outsourcing atau leasing, nepotisme, asosiasi profesional, alumni dinas militer atau pensiunan, dan open house (mengundang calon pelamar datang).

Proses seleksi dilakukan melalui beberapa langkah, antara lain

1. Seleksi administasi

Langkah ini meliputi :

- Pengisian formulir dan bobotnya berdasarkan dokumen lamaran: Surat Lamaran, CV (riwayat hidup), dan dokumen pendukung (sertifikat, surat keterangan sehat, dll.)

- Membuat keputusan ha sil seleksi administrasi:

a. Dipanggil wawancara (lulus administrasi tanpa syarat),

b. Ditunda (masih perlu konfirmasi lebih lanjut ke pelamar, misal informasi belum lengkap atau meragukan),

c. Ditolak (tidak lulus administrasi).

2. Tes-tes (psikologi, pengetahuan, keterampilan praktik atau tugas terkait pekerjaan)

Tes tertulis dan/atau praktik terkait ilmu (knowledge) dan performansi hard skill (keterampilan teknis) yang dibutuhkan untuk bekerja seperti tes mental dan soft skill atau tes psikologi untuk mengetahui kemampuan non teknis di bidang yang dibutuhkan, misal kecerdasan (daya pikir/logika), kepribadian (cocok jadi pemimpin atau peneliti), tes minat (apakah punya minat sesuai bidang kerja).Tes kesehatan: misal yang terkait langsung pekerjaan, misal tidak boleh buta warna, dsb.

3. Wawancara bagian SDM

Proses ini dilakukan dengan membuat formulir yang berisi data lengkap dari CV dan dokumen lamaran lainnya untuk dikonfirmasi dan dilengkapi sebelum /saat diwawancara. Biasanya berisi data diri lengkap, riwayat pekerjaan, alasan melamar dan harapan jika diterima.

Pada proses ini manajemen ditugaskan untuk membuat daftar pertanyaan sesuai dengan job description dan job specification serta sesuai dengan hasil tes tertulis/praktik yang bertujuan untuk mendalami yang belum terlihat dari hasi tes atau mengonfirmasi isi lamarin dan CV/dokumen lainnya.

4. Keputusan penerimaan (yang dilanjutkan orientasi).

Banyak cara untuk membuat keputusan dalam proses rekruitmen, keputusan harus sesuai dengan kebijakan perusahaan seperti :

- Keputusan pertama ditentukan oleh pengguna (calon atasan), kemudian dicek oleh bagian SDM atau pemimpin tertinggi terkait gaji atau hal strategis lainnya.

- Keputusan didiskusikan bersama antara bagian SDM dengan pengguna dan pemimpin tertinggi.

- Keputusan dibuat oleh pemimpin tertinggi, bagian SDM dan pengguna hanya memberikan nilai dan saran.

2.3 Pengembangan (Penilaian Kinerja)

Pengembangan SDM dilakukan untuk meningkatkan kemampuan SDM agar memenuhi tuntutan organisasi, antara lain skill yang dimiliki SDM tidak usang (tertinggal), SDM mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan, dan mengurangi perputaran SDM (jumlah SDM keluar). Pengembangan bisa dilakukan dengan mengadakan pelatihan untuk pegawai guna meningkatkan kemampuan sehingga pegawai dapat mengikuti kemajuan pengetahuan dan lebih produktif.

Penilaian kinerja(performance appraisal) adalah proses penilaian pekerjaan yang telah dilaksanakan SDM dengan parameter standar kerja yang telah ditetapkan sebelumnya. Langkah-langkah dari penilaian kinerja adalah :

1. Menetapkan standar kerja.

2. Menetapkan kriteria penilaian berdasarkan standar kerja yang telah ditetapkan.

3. Menilai pelaksanaan (proses kerja) dan hasil kerja.

Penilaian kinerja bertujuan untuk mengembangkan karir seperti pemberian pelatihan, pendidikan formal lanjutan dan promosi ke jabatan yang lebih tinggi atau lebih besar dan untuk memutuskan demosi, mutasi dan PHK, serta untuk menetapkan kompensasi seperti gaji, insentif, bonus dan yang lainnya, penilaian kinerja dilakukan oleh pengembangan SDM

2.4 Perawatan (Cuti)

Cuti adalah waktu yang diberikan atau diajukan karyawan kepada perusahaan untuk meninggalkan pekerjaan yang diberikan perusahaan atau organisasi untuk sementara waktu tanpa mengurangi gaji/upah pokok setiap bulan. Cuti merupakan salah satu bagian dari perawatan karyawan dan termasuk kedalam kompensasi Time Off Benefits yaitu waktu karyawan tidak masuk kerja tapi gaji tetap dibayarkan perusahaan. Selain cuti yang termasuk kedalam Time Off Benefits adalah libur khusus, sakit, izin tidak masuk kerja karena kepentingan yang mendesak dan lain-lain.

Contoh jenis cuti dan durasi waktunya :

1. Cuti tahunan merupakan tidak masuk kerja yang berlaku secara umum satu kali dalam satu tahun, biasanya berdurasi 12 hari kerja.

2. Cuti menikah merupakan cuti yang berlaku untuk pria dan wanita yang mengajukan cuti pernikahan dengan durasi waktu biasanya sesuai dengan peraturan perusahaan

3. Cuti melahirkan merupakan cuti yang diberikan kepada wanita yang sedang mengandung, biasanya diberikan satu bulan sebelum waktu perkiraan melahirkan hingga satu bulan setelah melahirkan, maksimal 60 hari.

4. Cuti diluar tanggungan perusahaan merupakan cuti yang diajukan kepada perusahaan untuk kegiatan diluar perusahaan seperti naik haji, cuti ini tidak diberikan gaji seperti cuti yang lainnya.

Ketentuan yang harus ditaati untuk cuti tahunan :

1. Hak cuti maksimum 12 hari dalam satu tahun. Jika diambil setelah melewati tahun maka diberikan setengah dari sisa. Pengajuan cuti yang ditunda ke tahun berikutnya karena tugas, hak cuti utuh.

2. Cuti bersama, misal lebaran hari raya, dihitung sebagai (mengurangi) cuti Tahunan.

3. Izin tidak karena alasan penting akan mengurangi cuti Tahunan. Contoh alasan penting: orang tua meninggal dunia atau anak meninggal dunia.

2.5 Penghentian

Penghentian SDM dapat disebabkan banyak hal, antara lain pengunduran diri atau resign, penghentian habis kontrak, pensiun, dan pemutusan hubungan kerja atau PHK.

Bab III

Kesimpulan dan Saran

4.1 Kesimpulan

Kesimpulan dari makalah Implementasi Manajemen SDM menggunakan OrangeHRM adalah OrangeHRM sangat berguna dan bermanfaat untuk meringankan proses kerja khususnya dibagian Manajemen, OrangeHRM dapat membuat proses kerja menjadi lebih singkat dan mudah.

4.2 Saran

Setelah penulis mempelajari dan menggunakan OrangeHRM maka penulis dapat menyimpulkan dan memberikan saran kepada Pengembang Aplikasi Manajemen SDM khususnya OrangeHRM untuk mengembangkan Aplikasi lebih baik lagi untuk meningkatkan kepuasaan pengguna karena permintaan konsumen dan kemajuan teknologi yang semakin berkembang dari waktu ke waktu.

STT Terpadu Nurul Fikri

Selasa, 21 Februari 2017

Implementasi OrangeHRM

Daftar Isi

Bab I

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang